ENCABEZAMIENTOS DE MATERIA. DEFINICIÓN. ESTRUCTURA. USOS.

En esta entrada se va a interntar dar una visión general de que son, para que sirven y como están cnstituidos los encabezamientos de materi.

Para acceder a una versión digitalizada de esta herramienta solo hay que seguir el siguiente enlace: http://www.mcu.es/bibliotecas/MC/LEMBP/index.html

¿Que son los encabezamientos de materia?

Los encabezamientos de materia son un conjunto de asientos bibliográficos los cuales no atienden a la descripción del libro o documento teniendo en cuenta la descripción formal que de él se hace mediante las normas establecidas en las reglas de catalogación, sino que describen el documento teniendo en cuenta el campo de la realidad suceptible de ser conocimiento, es decir el tema o la materia que se desarrolla o contiene el documento.
Son pues una lista de términos extraídos del lenguaje natural que pretenden sintetizar el contenido temático del documento que tenemos entre manos.

Al ser una serie de términos del lenguaje natural tienen también una serie de inconvenientes de carácter semántico y sintáctico. Por un lado existen términos que escribiendose igual tienen distintos significados ( es lo que llamamos homonimia), y por otro lados términos distintos que significa una misma cosa (sinonímia). A esto hay que añadir la circunstancia de que como los términos que componen la lista de encabezamientos de materia son términos tomados del lenguaje natural y este cambia continuamente con el paso del tiempo adaptando términos y conceptos a nuevas realidades, por locual hay que "controlar" de alguna manera estos términos; este control es de hecho la lista de encabezamientos de materia, que son un conjunto de reglas que tratan de limitar los problemas antes mencionados.

¿Para que sirven los encabezamientos de materia?

La finalidad de estos encabezamientos de materia es crear un catálogo de materias que contengan en un fichero consultable los documentos de que dispone nuestra biblioteca ordenados según el conocimiento que contienen o desarrollan. Para ello los encabezamientos ofrecen algunas posibilidades de síntesis y de postcoordinación.

Principios básicos que rigen el uso de los encabezamientos de materia.
Con Cutter en los Estados Unidos se definió y expandió el uso de esta herramienta atendiendo a una serie de principios que son los siguientes:

1. Principio de especificidad. Los encabezamientos de materia tienen que ser utilizados para designar una materia determinada y sólo una, aquella de la que específicamente trate el documento. Este idela de especificidad se consigue cuando un término de materia designa a un solo ser, por eso los documentos que son designables con un nombre propio son muy fáciles de asignar materia, (el nombre propio en sí). Y por eso la lista no contiene nombres propios (ni personas, ni animales, ni entidades, ni lugares). tampoco nombres comunes de cosas concretas (nombres de seres pertenecientes a los tres reinos: mineral, vegetal y animal), por eso cuando necesitemos utilizar como encabezamientos términos como los mencionados debemos utilizar diccionarios enciclopédicos y especializados. También es muy útil utilizar la CDU. En el caso de utilizarse encabezamientos de materia compuestos (encabezamiento + subencabezamiento), el encabezamiento tiene que ser mas específico que el subencabezamiento, aunque en circunstancias esto se puede invertir y estar justificado, pero siempre utilizando sólo un encabezamiento mas general sin utilizar junto a este un subencabezamiento mas específico.
2. Principio de síntesis. En el proceso de asignar encabezamientos de materia a un documento se lleva a cabo un proceso de síntesis en el cual se debe intentar reducir el contenido de un documento a pocos o preferiblemente a un asunto o materia y la expresión del término tiene que ser lo mas simple que se pueda. A veces al no poder conseguir sintetizar en un encabezamiento la totalidad del contenido del documento es preferible renunciar a una síntesis perfecta que llevaría a asignar varios encabezamientos y en su lugar perder parte del contenido del documento. Por esto los encabezamientos de materia no son útiles par asignar materias a publicaciones periódicas.
3. Principio de uso. Este principio implica tener en cuenta la naturaleza de los fondos de la biblioteca que tenemos y la tipología de usuarios que frecuentan dicha biblioteca, en los cuales hay que pensar para tener en cuenta sus necesidades a la hora de formar el catálogo alfabético de materias; así pues la lista de encabezamientos de materia para bibliotecas públicas contiene términos pensados en función de las siguientes características: representar las materias de fondos de una biblioteca pública española, cuyos fondos no superen los 30.000 volúmenes, a la que van a acudir usuarios no especializados en ningún campo del conocimiento. Son encabezamientos pensados para macrodocumentos y para temas genéricos. Hay que tener en cuenta la tipología de usuarios y de fondos que tiene nuestra biblioteca a la hora de asignar términos mas genéricos o mas especializados (aunque no se recojan en la lista de materias que tengamos entre manos).
4. Principio lingüístico. Los encabezamientos se redactarán en español (siempre y cuando tengamos el término necesario en nuestro idioma y esté aceptado), en lenguaje común y en orden natural del idioma (primero nombre y después adjetivo), los casos de inversión que se señalan con una coma (,) que sigue al primer elemento deben limitarse al máximo y se justifican en caso de que un encabezamiento sirva para designar varias materias (homonimia).
5. Principio de uniformidad. Cada materia debe tener siempre el mismo encabezamiento; se debe escoger entre varios candidatos posibles (sinónimos) y se debe distinguir por medio de determinantes encerrados entre paréntesis en el caso de que un encabezamiento sirva para designar varias materias (homonimia).
6. Principio de economía. Se tiene que limitar al máximo el número de encabezamientos dados a un mismo documento. Es decir, intentar no utilizar con asiduidad encabezamientos dobles o compuestos con "y" (los cuales solucionan fácilmente el problema de materias que se solapan), y evitando además usar encabezamientos demasiado genéricos. En bibliotecas especializadas el análisis de materias y la multiplicidad de encabezamientos puede ser considerable en un mismo documento. En caso de bibliotecas públicas no debe sobrepasarse mas de 3 encabezamientos para un mismo documento, de esta forma cuando un documento trate demasiados temas o un tema contemplado desde muchos puntos de vista hay que intentar acudir a un encabezamiento mas genérico que englobe la totalidad temática reflejada en nuestro documento aunque tengamos en nuestra lista otros mas específicos y que describan de manera mas precisa los temas que desarrolla nuestro documento.

Formas que pueden tomar los encabezamientos.

• Encabezamientos con una sola palabra. Es la forma preferible de asignar encabezamientos, son nombres o bien adjetivos sustantivados (ejemplo: cristal). En el caso de nombres propios se tiene que utilizar la forma de encabezamiento establecido para ellos en las Reglas de Catalogación (ejemplo: SÁNCHEZ, Francisco). Respecto al uso de singular y plural se prefiere que se utilice siempre que sea posible nombres comunes en singular por que representan también el plural y solo expresar materias en plural que no pueden expresarse en singular (ejemplo: países capitalistas).
• Encabezamientos de nombres + adjetivo. Esta forma están justificada siempre que no se pueda cambiar la forma del nombre + adjetivo (ejemplo:  carreteras palentinas, nombre+adjetivo) por la de encabezamiento + subencabezamiento sin que cambie el sentido (ejemplo: Carreteras - Palencia , encabezamiento+subencabezamiento). Debe también de evitarse incluir mas de un adjetivo a no ser que se intenten expresar variedades y estilos artísticos (ejemplo: Escultura holandesa contemporánea, nombre+adjetivo+adjetivo).
• Encabezamiento de nombre + nombre. Se utilizan en los casos de quasisinonimia, y es básicamente una acumulación nominal (ejemplo: Emociones y Sentimientos), también se puede utilizar para materias que se entrecruzan y se solapan y en las que no se puede buscar la una sun la otra (Arte y Literatura).
• Encabezamientos de frase. Sólo se deben utilizar en caso de que una frase hecha sea la mejor forma de designar una materia específica (ejemplo: Seguros a todo riesgo); no suelen ser necesarios si tenemos en cuenta el grado de especificidad de una biblioteca pública. 

• Encabezamiento + subencabezamiento. Es el único caso de sintaxis que se puede dar en los encabezamientos de materia. Se utiliza en términos demasiado genéricos o que resultan difusos. Se utiliza un término mas específico en primer lugar (principio de especificidad de Cutter) y luego una mas genérico (ejemplo: Windows-Sistgemas operativos). De este tipo suele haber pocos en la lista ya que los que hay se ha confeccionado pra que respondan a la tipología documental propia de una biblioteca pública, por lo que hay una gran variedad, y el bibliotecario tendrá que confeccionar los que necesite. Para ello es conveniente formar subencabezamientos mas afinados que los que necesitemos en nuestra biblioteca; además de acudir a la CDU, fundamentalmente los auxiliares especiales para completar facetas que no tengamos en la lista de encabezamientos de materia.

Los subencabezamientos.

A continuación se exponen una serie de normas para el uso de los subencabezamientos:

Existen cuatro clases de subencabezamientos: de materia, topográficos, cronológicos y de forma. Cada subencabezamiento se une al encabezamiento anterior por un guión (-). En el caso de tener que usar varios subencabezamientos se dan en el orden citado en el primer punto. Solo se debe utilizar un subencabezamiento de cada clase menos si se trata de forma. 

• Subencabezamientos topográficos. Nombres de lugares que sirven para especificar una materia; pueden ser también encabezamientos, no es fácil determinar cuando hacen la función de materia y cuando sirven únicamente para especificar tal materia. Para ello hay que tener en cuenta varios puntos. 1º La redacción de los encabezamientos de nombres de lugar siguen las mismas reglas que las de los encabezamientos análogos para el catálogo alfabético de autores. 2º El grado de especificidad geogŕafico se fija en función de las necesidades de los usuarios de la biblioteca en cuestión (país, región, ciudad,...). 3º El subencabezamiento se pondrá en orden directo (Valencia y no España-Valencia). 4º Los gentilicios prevalecen en casos en los que tengan un valor distinto al puramente geográfico (Bibliotecas-España y no Bibliotcas españolas). 5º Para saber si el lugar geográfico es encabezamiento o subencabezamiento se tendrá en cuenta que cuando se trate de suntos de los que trata la historia, geografía, política y sociografía, el topónimo se utilizará como encabezamiento. 6º Los términos que designan instituciones (universidades, bibliotecas, museos, etc.) se utilizan como subencabezamiento con los nombres de ciudad, pero como encabezamientos con subencabezamientos topográficos.
• Subencabezamientos cronológicos. Especifican una materia situandola en el tiempo. Cuando los términos cronológicos designan materias sin ninguna especificación (Barroco), pueden usarse directamente como encabezamiento. Cuando se trata de batallas conviene invertir, (Ardenas, Batalla de (1944)). El grado de especificidad de estos subencabezamientos varía en función de las necesidades de la biblioteca.
• Subencabezamientos de forma. La forma no designa ni la materia propiamente dicha ni el "envoltorio" del documento, sino la forma del discurso, y va desde el aspecto externo (cartas, grabados, fotografías...) hasta el género literario (novelas, ensayos,...). De la misma forma que en ejemplos anteriores estos subencabezamientos de forma pueden se también encabezamientos de materia.

Casos especiales:
Subencabezamientos dobles. Aunque no deben utilizarse dos subencabezamiento de la misma clase y se puede evitar duplicarlos utilizando la siguiente estrategia (Aleaciones de oro y plata: Oro-Aleaciones; Plata-Aleaciones); a veces se pueden duplicar.
Nombres étnicos: Solo se utilizan para designar a los pueblos o naciones que no tienen territorio propio (Judios-Historia). Para lo demás se utiliza el país (España-Historia para historia de los españoles).
Encabezamientos redactados a base del término tratados, convenciones, convenios, se pueden utilizar directamente estos términos e incluso especificar el tipo (Tratados bilaterales).


Referencias.
Véase (V.); usase por (U.p.) son referencias que van dirigidas tanto al bibliotecario como al lector o usuario de la biblioteca por lo que deben de aparecer en las fichas que se confecciónen para el catálogo de materias.
Véase sirve para enviar del encabezamiento posible y no escogido al que se ha escogido, en casos en los que se trate de sinónimos, encabezamientos complejos con distintas posibilidades de elemiento inicial o de distintas forma de un mismo término y por lo cual sería posible escoger entre ambos. Usase por avisa sobre encabezamientos que no deberán buscarse.

Véase además (V.a.) va dirigido exclusivamente al usuario del catálogo, indica otros asuntos relacionados con el que interesa y refiriendo a temas mas genéricos en los que se trata la materia que interesa.

R.e. va dirigido al bibliotecario para indicarle la posibilidad de usar encabezamientos mas específicos dentro de una materia, también sirve paa lo mismo el: puede usarse además.